跳到正文

批發訂單自動進 ERP,不用再錄單

客戶用郵件、PDF、電話或微信下單,有人要把每一行敲進 QuickBooks 或 ERP。接通以後,每張訂單先變成銷售訂單草稿,你的團隊審核以後,再出揀貨單和發票。

郵件、PDF、電話或訂貨網站:訂單從哪裡來

不管從哪來,都能進同一個錄單入口:

  • 郵件:客戶照常發到你的信箱,訂單自動識別成草稿。
  • PDF:郵件附件裡的採購單逐行讀出,客戶的貨號對應到你的貨號。
  • 電話:你的團隊在一張簡單表單裡填,不用進 ERP 的各個介面。
  • 微信等聊天工具:由你的團隊把訂單轉發或黏貼進錄單入口。
  • 訂貨網站:每個客戶看到自己的價格,庫存和你的倉庫連著。
  • EDI:和要求 EDI 的零售商之間的採購單和發票,透過你的 EDI 服務商串接。

一張郵件訂單,從 PDF 到開票

看一張郵件訂單從頭到尾怎麼走。

這是範例,細節是虛構的。
  1. AI

    Example Hardware 發來一張 PDF 採購單:合頁 40 箱,門扣 12 箱。自動識別成訂單草稿。

  2. 人工

    你的團隊對照這個客戶的價格表核對草稿,審核通過。

  3. 自動

    ERP 裡生成銷售訂單,帶上客戶的價格和採購單號。

  4. 自動

    揀貨單發到倉庫。

  5. 人工

    合頁只有 30 箱現貨:先發有貨的,剩下的記為缺貨補發。

  6. 自動

    每次發貨都開一張發票,客戶付款到帳後自動對上發票。

自動
系統自動完成
AI
AI 整理或起草,規則由你定
人工
需要人確認或動手

價格、單位和箱規

確認之前,錄單入口先按你的規則過一遍:

  • 客戶價格表:用每個客戶談好的價格。
  • 箱規和單位:箱、打、包、件,每次都按同一個規則換算。
  • 核對:價格、數量、單位和收貨地址,和這個客戶以往的訂單比一比,有異常就交給人。

先用真實訂單,我們這樣接

  1. 01

    收集真實訂單

    客戶發來的每種格式,各拿幾張真實訂單。

  2. 02

    對好貨號、價格和單位

    客戶的貨號、價格表和單位,對應到你的 ERP。

  3. 03

    接通並測試

    錄單入口接上 ERP 和倉庫,用這些訂單測試。

  4. 04

    上線

    從你選定的日期開始,新訂單先作為草稿進來,由你的團隊審核。

批發訂單常見問題

客戶還是習慣用微信、郵件下單,可以嗎?一定要他們登入系統嗎?

可以。郵件訂單直接進錄單入口,微信裡的訂單由你的團隊轉發或黏貼進來。訂貨網站可選,給願意用的客戶。

分批發貨、缺貨補發、取消和收款對帳都能處理嗎?

能。分批發貨和缺貨補發按行記錄,取消會同時更新訂單和倉庫,收款對上發票。

客戶能自己查訂單進度嗎?

可以,需要的話就做一個進度頁,每個客戶只看到自己的訂單、發貨和缺貨補發。

下一步

聯絡我們,聊聊你的批發訂單

說說你的客戶怎麼下單,用的是哪個 ERP 或財務系統。