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批发订单自动进 ERP,不用再录单

客户用邮件、PDF、电话或微信下单,有人要把每一行敲进 QuickBooks 或 ERP。接通以后,每张订单先变成销售订单草稿,你的团队审核以后,再出拣货单和发票。

邮件、PDF、电话或订货网站:订单从哪里来

不管从哪来,都能进同一个录单入口:

  • 邮件:客户照常发到你的邮箱,订单自动识别成草稿。
  • PDF:邮件附件里的采购单逐行读出,客户的货号对应到你的货号。
  • 电话:你的团队在一张简单表单里填,不用进 ERP 的各个界面。
  • 微信等聊天工具:由你的团队把订单转发或粘贴进录单入口。
  • 订货网站:每个客户看到自己的价格,库存和你的仓库连着。
  • EDI:和要求 EDI 的零售商之间的采购单和发票,通过你的 EDI 服务商对接。

一张邮件订单,从 PDF 到开票

看一张邮件订单从头到尾怎么走。

这是示例,细节是虚构的。
  1. AI

    Example Hardware 发来一张 PDF 采购单:合页 40 箱,门扣 12 箱。自动识别成订单草稿。

  2. 人工

    你的团队对照这个客户的价格表核对草稿,审核通过。

  3. 自动

    ERP 里生成销售订单,带上客户的价格和采购单号。

  4. 自动

    拣货单发到仓库。

  5. 人工

    合页只有 30 箱现货:先发有货的,剩下的记为缺货补发。

  6. 自动

    每次发货都开一张发票,客户付款到账后自动对上发票。

自动
系统自动完成
AI
AI 整理或起草,规则由你定
人工
需要人确认或动手

价格、单位和箱规

确认之前,录单入口先按你的规则过一遍:

  • 客户价格表:用每个客户谈好的价格。
  • 箱规和单位:箱、打、包、件,每次都按同一个规则换算。
  • 核对:价格、数量、单位和收货地址,和这个客户以往的订单比一比,有异常就交给人。

先用真实订单,我们这样接

  1. 01

    收集真实订单

    客户发来的每种格式,各拿几张真实订单。

  2. 02

    对好货号、价格和单位

    客户的货号、价格表和单位,对应到你的 ERP。

  3. 03

    接通并测试

    录单入口接上 ERP 和仓库,用这些订单测试。

  4. 04

    上线

    从你选定的日期开始,新订单先作为草稿进来,由你的团队审核。

批发订单常见问题

客户还是习惯用微信、邮件下单,可以吗?一定要他们登录系统吗?

可以。邮件订单直接进录单入口,微信里的订单由你的团队转发或粘贴进来。订货网站可选,给愿意用的客户。

分批发货、缺货补发、取消和收款对账都能处理吗?

能。分批发货和缺货补发按行记录,取消会同时更新订单和仓库,收款对上发票。

客户能自己查订单进度吗?

可以,需要的话就做一个进度页,每个客户只看到自己的订单、发货和缺货补发。

下一步

联系我们,聊聊你的批发订单

说说你的客户怎么下单,用的是哪个 ERP 或财务系统。